Prosedur Wajib ISO 14001:2004
Dalam rangkaian postingan tentang ISO 14001:2004 saya sempat menjanjikan tentang prosedur2 yang wajib ada dalam menjalankan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Sebenarnya bagaimana sih cara menentukan apakah prosedur tersebut wajib atau tidak dalam ISO 14001?? Caranya sebenarnya sederhana kita hanya memerlukan standar ISO 14001:2004 dan membacanya dengan seksama dalam tempo sesingkat2nya. Halaahhh knapa kayak teks proklamasi?? Hihihihi ;-D Klo lom punya standarnya, ambil sendiri yah di salah satu page blog ini, setelah donlot baru dilanjutkan bacaannya ;-)
Yuk kita lihat standarnya, langsung aja masuk ke bagian 4. Persyaratan Sistem Manajemen. Kita akan langsung ambil contoh dari persyaratan yang ada. Dibagian 4.1 dan 4.2 tidak ada kewajiban membuat prosedur tetapi ada kewajiban untuk membuat beberapa hal terkait dengan sistem. Kita ambil contoh 4.1 Persyaratan Umum ; disitu tertulis
Organisasi harus menetapkan dan mendokumentasikan lingkup sistem manajemen lingkungannya
Dalam pengertian ini disebutkan bahwa lingkup sistem manajemen lingkungan harus di tetapkan dan di dokumentasikan. Untuk itu pernyataan untuk menetapkan ruang lingkup sistem harus di tulis atau di dokumentasikan untuk membuktikan bahwa kita telah menerapkan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 di dalam perusahaan.
Sekarang kita lihat pada bagian 4.3.1 Aspek lingkungan tertulis :
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:.....
Ada tulisan “prosedur” nya kan?? Berarti ada kewajiban bagi anda untuk membuat prosedur !! Prosedur apa yang harus dibuat?? Liat lanjutan kalimatnya! Disitu anda di wajibkan membuat prosedur untuk mengatur sesuatu terkait identifikasi aspek (lihat point “a”) dan dampak penting (lihat point “b”). See..? sangat mudahkan untuk menentukan prosedur mana saja yang wajib ada di Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 ?? *nyengir sok bangga* hihihihihi
Ada pertanyaan yang muncul ke saya terkait pembuatan prosedur ini. Pertanyaan pertama “klo misalnya ada 2 point seperti ini apakah kita akan membuat 2 prosedur atau 1 prosedur?? Seperti jawaban saya pada tulisan sebelumnya “itu terserah lo !!! “ mau bikin 1 prosedur terkait identifikasi dampak serta di tambah 1 prosedur lagi terkait dampak penting dari lingkungan silahkan aja. Atau anda menggabungkan 2 persyaratan tersebut dalam 1 prosedur untuk memenuhi persyaratan menjadiProsedur Identifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan itu sih terserah aja. Sekali lagi saya bilang bahwa tidak ada aturan baku dalam pembuatan prosedur, semuanya diserahkan kepada kebutuhan dan budaya dari perusahaan masing2. Pertanyaan kedua Lalu bagaimana dengan judulnya?? Apakah judulnya baku atau harus sesuai dengan persyaratan?? Ini sih tergantung selera dan kebutuhan juga. Kalau anda mau menuliskan Prosedur Aspek dan dampak atau anda menuliskan lebih lengkapProsedur Identifikasi Aspek lingkungan dan Dampak Lingkungan Penting yahhh terserah yang penting anda menuliskan judul yang sesuai dengan isinya untuk memudahkan identifikasi dokumen. Kalo pertanyaan tentang penomoran, pengesahan dan laen2nya silahkan anda liat cara dokumentasi pada topik ISO 9001 yahhh karena jawabannya sudah ditulis di situ. Sampe sini udah ngerti kan gimana cara menentukan prosedur wajibnya?? Kalo udah ngerti mari kita bikin daftar prosedur wajibnya
- Identifikasi aspek dan dampak lingkungan ==> 4.3.1
- Identifikasi dan Pemenuhan Peraturan ==> 4.3.2 ; 4.5.2
- Komunikasi ==> 4.4.3
- Pengendalian dokumen ==> 4.4.5
- Tanggap darurat ==> 4.4.7
- Pemantauan dan Pengukuran Lingkungan ==> 4.5.1
- Pengendalian ketidaksesuaian ==> 4.5.3
- Tindakan koreksi ==> 4.5.3
- Tindakan pencegahan ==> 4.5.3
- Pengendalian rekaman ==> 4.5.4
- Audit ==> 4.5.5
Ada beberapa prosedur yang ternyata tidak diwajibkan dalam implementasi sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 tetapi sering dipunyai oleh perusahaan misalnya adalah “Prosedur tinjauan manajemen” . Prosedur ini tidak menjadi keharusan dalam persyaratan yang menjadi keharusannya adalah implementasi tinjauan manajemen, pokok bahasan tinjauan manajemen serta penyimpanan catatannya. Mengingat pentingnya metode dan tata cara pelaksanaannya maka banyak konsultan mewajibkan membuat prosedur ini untuk memastikan proses tinjauan manajemen berjalan sesuai dengan persyaratan.
Nah kira2 seperti itu prosedur2 yang wajib dalam sistem manajemen lingkungan iso 14001:2004. Pertanyaannya apakah dengan hanya mengandalkan prosedur wajib ini maka kita sudah bisa dapat sertifikat? Apakah harus di tambahkan dengan prosedur lain?? Saya selalu menjawab, yang wajib itu hanya sekedar persyaratan dasar sedangkan kita ingin mendapatkan manfaat dari sebuah sistem maka seharusnyalah kita mengidentifikasi prosedur2 tambahan selain yang wajib untuk memastikan sistem kita berjalan sesuai dengan yang di kehendaki. Meskipun mungkin awalnya hanya sekedar mendapatkan sertifikat alangkah lebih baiknya bila anda mendapatkan sebuah manfaat lebih besar bagi kemajuan perusahaan
